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14 de Maio de 2021

Abri meu escritório, e agora?

Matheus Adriano Paulo, Advogado
Publicado por Matheus Adriano Paulo
há 7 meses

Prezado gestor, você sabe como gerir um escritório de advocacia?

Há muitas vertentes que um gestor deve levar em consideração para fazer uma gestão completa e não incorrer no erro de falhar em algum setor ou esquecer alguma área importante do escritório.

Mesmo que você já saiba gerir um escritório, eu resolvi escrever este texto para te dar algumas dicas de como aperfeiçoar e melhorar a sua gestão. E, para àqueles que não tem noção nenhuma de gestão, preste bastante atenção nas dicas abaixo, isso vai te ajudar muito.

A ideia deste texto é ser um texto curto, objetivo, pontual, não é um texto completo. É só para dar umas dicas ok? Quem sabe depois eu escreva de modo mais aprofundado sobre alguns aspectos importantes da gestão de um escritório de advocacia.

Vamos lá, primeiro ponto chave que você deve ter em mente enquanto gestor é que você precisa se preocupar com pelo menos 4 pilares:

Organização, Vendas, Marketing e Captação.

Evidente que existem outros, mas esses 4 são a chave para uma boa gestão.

Vou começar por “vendas”.

Alguns provavelmente vão ler a palavra “vendas” e pensar “poxa, mas espera aí. Escritório de advocacia não vende, é proibido pela OAB”. Porém, você está errado.

Talvez em razão do susto que o professor de Estatuto da OAB e Código de Ética te deu na graduação ou pelas incansáveis notícias sobre o que você não pode fazer, você tem essa ideia que advogado não vende, mas advogado que não vende, não sobrevive. Na verdade, “vender” serviços jurídicos é o processo de venda mais difícil do mundo, por que você tem algumas limitações na publicidade que outros serviços e produtos não tem.

Ainda, a ideia de “venda” é uma ideia genérica, ampla. Quando eu uso a palavra “vendas” eu quero dizer prestar um bom atendimento, saber precificar com base na tabela da OAB, e saber prestar o correto atendimento ao teu cliente pois você enquanto gestor precisa se preocupar em fidelizar o cliente, e não apenas fazer uma boa ação judicial para ele.

“Ah, mas isso é muito óbvio, isso eu já sabia”. Bom, não é tão obvio assim. Muitos advogados se preocupam com o valor da ação judicial e ficam revoltados com a cobrança insistente do cliente em querer saber “como está o meu processo”. De fato, é chato, ninguém gosta, mas vamos pensar em conjunto utilizando um exemplo:

Se um instalador de ar-condicionado (prestador de serviço) vai na sua casa e instala o ar-condicionado perfeitamente, te cobra um preço justo e deixa tudo limpo, este instalador acabou de fazer um processo de pré-venda/venda, afinal de contas, ele fechou um preço, veio, prestou o serviço e tudo isso com muita qualidade.

Depois de 6 meses o ar apresenta algum tipo de defeito e você resolve chamá-lo “só para dar uma olhadinha” (qualquer semelhança com a frase “como está o meu processo” é mera coincidência).

Só que é verão, ele está atarefado, está instalando ar-condicionado das 6hs da manhã até às 19hs da noite e não te responde no whatsapp, ou, ainda, responde dizendo que não pode, o que possivelmente você, consumidor/cliente, vai fazer?

Bom, chamar outro é a primeira saída, ou brigar com ele e exigir que venha, afinal de contas, possivelmente foi defeito do instalador, e todo aquele processo inicial de vendas foi por água abaixo, e não por que o ar apresentou problemas, mas por que faltou neste profissional se organizar para o pós-vendas.

Quando um advogado ignora ou responde com grosseria quando o cliente pergunta “como está o meu processo” a sensação do cliente/consumidor é parecida com este consumidor/cliente do ar-condicionado. A tendência forte é que este cliente vá procurar outro advogado para receber as devidas orientações e/ou comece a te ofender no whatsapp. Claro que há exceções, tem clientes mais pontuais que são realmente difíceis de lidar, mas não é a regra.

Veja que no exemplo acima, o prestador ganhou a venda, mas não fidelizou o cliente pela falha no pós-venda, e isso acontece muito entre os advogados. Advogados que ficam de saco cheio pois tem muito trabalho para fazer e esquecem de dar a devida importância para o cliente.

Assim, a primeira dica que eu te dou, é: Se a sua agenda é lotada, ao menos reserve uma manhã na semana para responder à todos os seus clientes que te buscaram para saber como está o processo, pois o processo de pós-venda é até mais importante do que o pré-venda.

Cadastre uma mensagem automática no teu whatsapp de que você responderá todas as dúvidas jurídicas nas segundas-feiras, por exemplo. Já vai te ajudar.

O segundo pilar é a Organização.

De nada adianta ter mil clientes se você demora mais de 1 ano para protocolar uma ação nova e/ou perde os prazos processuais. Você tem que se organizar, você tem que saber gerir o teu tempo útil.

Uma dica que eu dou é: Tire da sua memória e utilize algum aplicativo de gestão.

Os que eu mais utilizo para este fim são o TRELLO e o EVERNOTE. Ambos são ferramentas de anotações, onde você pode colocar a anotação que você quiser e inclusive colocar datas, texto, pode incluir pessoal, etc. É bem completo.

E você não precisa escrever formalmente na hora de utilizar a ferramenta, afinal, ela é sua. Mas como assim?

Bom, se a ideia é tirar da sua memória e jogar no papel, você tem que fazer isso com absolutamente tudo, então, enquanto eu digito aqui, eu lembrei que eu tenho que imprimir uma procuração a tarde do cliente Y, mas eu não vou fazer isso agora, então, eu literalmente vou “jogar” a informação no Trello ou no Evernote a informação “imprimir procuração Y” e é exatamente o que eu fiz agora, pois, assim, eu não vou esquecer.

Outro exemplo, é quando o cliente manda mensagem no whatsapp e eu não consigo responder na hora, mas eu sei que eu vou esquecer se eu não anotar. Então, eu vou lá, e anoto. Ou quando eu preciso ligar no fórum mas eu lembro disso em um sábado.

Resumo: Organização depende de adaptação, você tem que se adaptar à esta ideia e tirar da sua memória e colocar em um papel.

No que se refere ao Marketing, vou apenas comentar sobre a necessidade de fazer o marketing.

Não vou entrar no mérito neste artigo do que é exatamente o marketing jurídico e como você deve faze-lo. Fica de sugestão para um próximo post.

O que é importante neste post saber é que o Marketing é essencial para qualquer negócio, e isso é evidente. Nenhum negócio sobrevive sem um bom planejamento de marketing, e a advocacia não é diferente. Se você pretende ter seu próprio escritório, você deverá reservar um dia ou algumas horas do dia para publicações, divulgações, patrocínios, etc.

Por fim, sobre captação, é importante saber diferenciar Marketing de Captação. O marketing é uma forma de captação de lícita de clientes, mas captação não é necessariamente marketing.

Existem diversas formas e métodos de fazer os clientes chegarem ao seu escritório que você deve explorar. Prospectar clientes não necessariamente afronta o Código de Ética da OAB.

Na verdade, prospectar é uma terminologia ampla que se traduz em trazer novos clientes, seja através do Marketing ou através de Networking, por exemplo, ou até outros métodos que você pode explorar.

Este pilar será objeto de artigo próprio sobre o assunto, mas, para este artigo, fica claro que são 4 pontos que qualquer gestor de um escritório de advocacia deve observar e organizar na agenda semanal.

Organizar para manter em dia as iniciais, os prazos e o bom atendimento aos clientes, vendas para saber como lidar com o cliente tanto no pré-venda quanto no pós-venda e fidelizar o cliente, marketing para divulgar o nome do seu escritório e captação para trazer bons novos clientes.

Trazendo clientes, prestando um bom atendimento, sabendo precificar e organizar as atividades que devem ser desenvolvidas, somando isso à um bom marketing profissional, você tem quase que uma gestão completa de um escritório de advocacia.

Claro que as dicas são superficiais e devo explorar em outros artigos cada um dos pilares, além de outras dicas fundamentais, mas, ao menos, o artigo servirá de base para você que está começando agora.

Espero que goste das dicas e se gostar, curta este artigo!

Um grande abraço!

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